Kararlar Şube Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları:
a) Belediye Meclisinin aylık toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimleri, bağlı kuruluşlar veya ilçe belediye başkanlıklarından gönderilen ve başkan tarafından meclise havalesi yapılan teklif yazılarının düzenlenerek meclis gündeminin oluşturulmasını sağlamak,
b) Büyükşehir Belediye Meclisinin toplanma gün ve saatini ve gündemini belediye başkanı onayı ile meclis üyelerine ve diğer ilgililere bildirmek,
c) Büyükşehir Belediye Başkanlığının ilgili birimlerinden gelen belediye başkanınca havale edilen tekliflerin Meclise sunulmasını sağlamak,
ç) Büyükşehir Belediye Meclisine girmesi için gönderilen İlçe Belediye Meclis Kararlarının ilgili birimler aracılığı ile meclis gündemine alınmasını sağlamak,
d) Meclisten komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
e) Komisyonlardan tekrar Meclise rapor olarak gelen dokümanın kaydını, çoğaltılmasını, meclis üyelerine ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,
f) Komisyonlara giden tekliflerin, gitmeyen teklif kararların, komisyonlardan rapor olarak dönen, komisyonlara tekrar iade edilen, birimine iade edilen komisyonlar icmalini düzenlemek ve takip etmek,
g) Meclisin onay vermesi durumunda Meclis toplantısında görüşülen konuları meclis toplantısı esnasında ses kayıt cihazlarıyla kayda almak ve toplantı sonrasında kayıtların çözümlemesini yaparak tutanak haline getirip imza aşamasından sonra arşivleyip, parti guruplarına birer adet göndermek, isteyen Meclis üyelerine birer adet vermek,
ğ) Zabıtlara uygun olarak Meclis Kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçeleri gösterilerek yazılmasını, kontrol edilmesini, Divan Katiplerine, Meclis Başkanı ile Belediye Başkanına imzalatılmasını ve bir nüshasının Valilik Makamına teslim edilmesini, bir nüshasının da dayanakları ile birlikte arşivlenmesi ve kararların onaylanmasını müteakip muhatabı olan birimlere gönderilmesini sağlamak,
h) Meclis üyeleri tarafından Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip edip en kısa zamanda ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak,
ı) Büyükşehir Belediye Meclisinden çıkan meclis kararlarının, ilgili zabıtların, komisyon raporlarının ve geldiği birimin teklif dosyasının asıllarını Müdürlüğümüzde arşivleyerek diğerlerini ilgili birimlere göndermek,
i) Meclis üyelerinin huzur haklarını tanzim etmek,
j) Meclis üyelerinin her türlü özlük haklarını takip etmek,
k) Meclisin temizlik, sağlık, tertip, düzen ve her türlü çalışma biçiminin yasalara uygun olarak düzenlenmesi, denetlenmesi ve takibini yapmak,
l) Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
m) Meclisin her toplantısından önce hazirun tutanaklarını hazırlayıp meclis üyelerine imzalattıktan sonra muhafazasını sağlamak,
n) Meclis Çalışma takviminin belirlenmesi için Meclis Başkanlığına teklifte bulunmak,
o) Meclis 1. ve 2. Başkan vekilleri, Meclis Divan katipleri ve İhtisas Komisyonlarının Üyelerinin belirlenmesi için Meclis Başkanlığına teklifte bulunmak,
ö) Denetim Komisyonuna üye belirlenmesi için Meclis Başkanlığına teklifte bulunmak,
p) 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve diğer kanunların Belediye Encümenine verdiği görevlerin, Belediye Encümenince yerine getirilmesi esnasında, Belediye Encümeninin sekretaryasını yürütmek,
r) Sekretarya görevi kapsamında; evrakların işlemlerinin kanun, yönetmelik, tüzük, emir ve kararlar ışığında zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
s) Encümen toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimlerinden gönderilen ve Encümen Başkanı tarafından onaylanarak Encümene havalesi yapılan tekliflerin, Encümen ve ihale gündeminin oluşturulmasını ve gündeminin üyelere dağıtımını sağlamak,
ş) Birimlerden Başkanlık Makamı havaleli gelen ya da üyelerce gündeme teklif edilen konuların encümende görüşülmesini sağlamak,
t) Encümende görüşülmek üzere, birimlerden Başkanlık Makamı onayı ile gönderilmiş olan evrakların ön kontrollerini yapmak, eksiklikleri varsa ilgili birimine bildirmek ve gerektiğinde Encümene rapor etmek,
u) Encümen ve ihale kararlarını kanuni dayanakları ve gerekçeleri ile anlaşılır bir şekilde yazmak, Encümen üyelerine imzalatmak, karara muhalif kalan üyelerin muhalefet gerekçelerini ve toplantıya katılmayan üyelerin katılmadıklarını kararda belirtmek,
ü) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde yapılan ihalelerde, ihale komisyonu sıfatıyla toplanan Encümene, satış ve kiralama ihalelerine ilişkin alınacak karar ve tanzimi gereken tutanakların, söz konusu kanun hükümlerine göre düzenlenmesini sağlamak,
v) İhaleye katılmak isteyen istekliler tarafından verilen İhale teklif zarflarını İhale Komisyonu adına teslim almak, ihale saatine kadar muhafaza etmek ve ihale saatinde Komisyona sunmak, teklifini geç verenlere veya usulüne uygun vermeyenlere dair tutanak tanzim etmek,
y) Encümen Karar Özetleri Tutanak Defterini tanzim etmek ve karar özetlerini zabıt defterine yazmak, Encümen ve İhale Kararlarını müdürlük arşivinde muhafaza etmek,
z) Her yıl Belediye Encümeni’nin haftanın hangi günleri kaç defa, saat kaçta toplanacağına dair Encümen kararı alınması için teklifte bulunmak,
aa) Belediye Encümeni’nde daimi üyelerle birlikte görev yapacak Meclis Üyelerinin seçilme zamanlarında meclise teklifte bulunmak ve memur üyelerle ilgili Başkanlık onayını almak,
bb) Encümene gelen ve encümenden giden evrakların bilgisayar ortamında kaydını tutmak,
cc) İhalelerle ilgili işlemlerde; Belediye Bünyesindeki birimler tarafından hazırlanan ve Müdürlüğe intikal eden ihale dosyalarına Encümen kararı doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak, işlemleri tamamlanan encümen ve ihale dosyalarını ilgili birimlere iletmek,
çç) İhale tutanaklarını hazırlamak, ihalesi sonuçlanan dosyaların çıkış işlemlerini yapmak,
dd) Belediye Encümenince alınan Encümen ve İhale kararlarını tarih ve numara sırasına göre ciltleterek veya klasörler halinde ekli onay belgeleri ve gerekli diğer ekleri ile birlikte arşivlenerek muhafaza edilmesini sağlamak,
ee) Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
