YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığının görev, yetki ve sorumlulukları  

a) Belediye Meclisinin sekretarya hizmetlerini yürütmek,

b) Belediye Encümenin sekretarya hizmetlerini yürütmek,

c) Belediyeye tüm özel ve tüzel kişilerden şahsen, KEP, UETS, posta, faks, kurye, kargo, tebligat, vb. yollarla gelen tüm başvuruların EBYS üzerinden kabul ve kayıtlarını tamamladıktan sonra üst yönetici onayı ile havalesini yapıp ilgili birimlere teslimini yapmak,  

ç) Kurum dışına gönderilecek evrakı, birimlerin tercihleri doğrultusunda (posta, kargo, KEP, UETS, EBYS vb.) göndermek veya ilgililerine zimmetli olarak teslim etmek,

d) Belediye Arşiv hizmetlerinin “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,

e) İç ve dış yazışmaların takibi ile Belediyenin iş ve işlemlerinde iç koordinasyonu sağlayacak nitelikte genelge, yönerge veya talimat çıkarılması ile ilgili işleri yürütmek,

f) Belediyenin EBYS sisteminde koordinasyonu sağlayarak teşkilat yapısı üzerinde meydana gelen değişiklikleri KAYSİS üzerinden tanımlamak,

g) Birimlerin teşkilat şemasındaki hiyerarşik bağlılıklarında meydana gelen değişikliklerin onay işlemlerini yürütmek.

ğ) Mevzuatın öngördüğü kurul ve komisyon toplantılarına katılmak, ilgili kararları uygulamak ve uygulanmasını denetlemek. 

Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanının görev, yetki ve sorumlulukları  

a) Başkan ve Genel Sekreter tarafından verilen emir ve talimatları yasalar çerçevesinde yerine getirmek, Belediye Meclisi, Belediye Encümeni kararlarını uygulamak,

b ) Bu yönetmeliğin 7’nci maddesinde yazılı görev, yetki ve sorumlulukları bizzat yapmak yaptırmak, bu görevlerle ilgili konularda, müdürlükler arası koordineyi sağlamak, müdürlüklerin çalışmalarını denetlemek, müdürlere emir ve talimat vermek, 

c) Belediye Başkanlığına gelen evraklardan muhteviyatı itibariyle önem arz eden evrakların havalesini yapmak,

ç) Daire Başkanlığına gelen evrakları ilgili müdürlüklere havale etmek, takibini yapmak, Daire Başkanlığı tarafından yapılan yazışmaları imzalamak,

d) Daire Başkanlıkları ile koordineli bir şekilde hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,

e) Sicil amiri olarak Daire Başkanlığına bağlı personelin Performans Değerlendirme Raporlarını düzenlemek,

f) Disiplin amiri olarak ilgililer hakkında disiplin amirliği görevini yürütmek, g) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 61 ve 62’nci maddesi uyarınca Daire Başkanlığının bütçesini hazırlamak, bütçe ödeneklerinin etkin verimli ve tasarruf tedbirleri genelgeleri çerçevesinde kullanmasını sağlamak ve takip etmek,

ğ) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 63’üncü maddesi uyarınca Daire Başkanlığı Harcama Yetkilisi görevini ifa etmek ve gerektiğinde bu yetkisini makam onayı ile devretmek,

h) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 7 ve 40’ıncı maddeleri uyarınca İhale yetkilisi olarak Daire Başkanlığı bünyesinde yapılan ihalelerde ihale onay belgesini düzenlemek, ihaleleri onaylamak,

ı) 5393 sayılı Belediye Kanununun 56’ncı maddesi uyarınca Daire Başkanlığının Faaliyet Raporunu hazırlamak, hazırlatmak,

i) 5393 sayılı Belediye Kanununun 41’inci maddesi uyarınca Daire Başkanlığının stratejik plan ve performans programını yapmak, yaptırmak,

j) Daire Başkanlığına gelen yazılarından işlemi biten yazıların muhteviyatına göre arşivlenmesini sağlamak, evrakların arşiv mevzuatına göre imha/kurum arşivine devir iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,

k) Daire Başkanlığını ilgilendiren konularda Belediye Meclisi ve Belediye Encümenine teklifte bulunmak,

l) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında yapılan bilgi edinme başvuruları ve CİMER’e yapılan başvuruların gereğini yapmak için ilgili müdürlüklere göndermek ve takibini yapmak,

m) 5018 sayılı Kamu Maliyeti ve Kontrol Kanununa uygun iç kontrol eylem planı yapmak ve uygulamak, Taşınır kayıt iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,

n) Daire Başkanlığının kurum içi ve kurum dışı yazışmalarında Yazışma Yönergesine, İmza Yönergesine ve standart dosya planına uygun yapılmasını sağlamak,

o) Daire Başkanlığının iş akış şemalarını oluşturmak, bu kapsamda periyodik olarak faaliyet raporların tanzim edilmesini sağlamak ve personelin performanslarını değerlendirmek,

ö) Daire Başkanlığı emrindeki personelin izin planının yapılmasını sağlamak, izin belgelerini imzalamak ve puantajlarını onaylamak,

p) Çalışma ortamlarının denetleyerek İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak çalışılmasını sağlamak.

r) Faaliyet alanıyla ilgili konularda projeler üretmek, takip etmek ve uygulamak,

s) Mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak.