YAZI İŞLERİ VE ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları  

a) Belediye Başkanlığına, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından, gerçek ve tüzel kişilerden gelen her türlü evrakın incelenip, kaydı yapıldıktan sonra önemine göre Daire Başkanı bilgisi dahilinde, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcılarına gönderilip, havale onay işlemlerinin yapılması sonrasında dijital evrakların ilgili birimlere yönlendirilmesi, fiziki evrakların da zimmet karşılığı teslim edilmesi, iş ve işlemlerinin yapılmasını sağlamak.  

b) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde gelen dilekçelere işlem yapmadan Bilgi Edinme Birimine göndermek,  

c) Posta, e-Dilekçe, KEP ve UETS yoluyla gelen veya vatandaş tarafından bizzat teslim edilen ancak; 1.11.1984 tarihli, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 6’ncı maddesi ve eYazışma Teknik Rehberinde belirtilen niteliklere haiz olmayan evrakları işleme koymayıp hıfzetmek ve EBYS üzerinden ilgilisine bildirmek,  

ç) Kayda alınan dilekçe veya resmi evrakın safahatı hakkında, EBYS üzerinden sorgulama yaparak ilgiliye bilgi vermek,

d) Müdürlükte üretilen tüm evrak ve belgeyi saklama süresi sonunda arşivleme işlemlerini yapmak,

e) Belediyenin tüm yazışma, dosyalama ve kayıt işlemlerinde, 9/6/2020 tarih ve  2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı kararı ile 10/6/2020 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümleri, Standart Dosya Planı hükümleri ve Elektronik Belge Yönetim Sisteminin uygulanması hususunda koordinasyonu sağlamak,

f) Başkanlığımız birimlerinden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat evrakından fiziki olarak gitmesi gerekenlerin çıktılarını alarak PTT, Kargo veya personel aracılığıyla, elektronik ortamda gitmesi gerekenleri de KEP ve UETS yoluyla muhataplarına göndermek,

g) e-Dilekçe, KEP ve UETS yoluyla gelen evrakın uygunluğunu kontrol ederek EBYS sistemine aktararak kayda almak,

ğ) Meclis kararıyla teşkilat şemasında yapılan tüm değişiklikleri KAYSİS(Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) ’e tanımlamak,

h) Birimlerin teşkilat şemasındaki hiyerarşik bağlılıklarında meydana gelen değişikliklerin onay işlemlerini yürütmek.

ı) EBYS için birimlerden gelen yetkilendirme taleplerini bilgi güvenliği ilkesi doğrultusunda denetledikten sonra kullanıcıların yetkilendirmelerini yapmak,

i) Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) uygulanması sürecinde, birimlerle işbirliği içinde yazışmaların elektronik ortamda yapılmasını ve belgelerin dijital olarak saklanmasını koordine etmek,

j) Belediye Başkanlığı adına kapalı zarfta gelen gizli evrakların zarfı açılmadan ilgilisine teslim edilmesi ve havalesi akabinde gizli evrak zimmet defterine kaydının yapılması ve zimmetli olarak gizlilik içerisinde teslimini sağlamak.

k) 5393 sayılı Belediye Kanununun 41’inci maddesi uyarınca Daire Başkanlığına ait Stratejik Plan ve Performans Programını şube müdürlüklerinin koordinasyonuyla onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak,

l) 5393 sayılı Belediye Kanununun 56’ıncı maddesi uyarınca Daire Başkanlığı Faaliyet Raporunu şube müdürlüklerinin koordinasyonuyla onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak,

m) 5393 sayılı Belediye Kanununun 61’inci maddesi uyarınca Daire Başkanlığı bütçesini şube müdürlüklerinin koordinasyonuyla onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak.

n) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde şube müdürlüğünün mal alımı, hizmet alımı ve yapım işlemlerini onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak.

o) 28.12.2006 tarihli Bakanlar Kurulu Kararı ile 18.01.2007 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği uyarınca Daire Başkanlığına ait taşınır malların kaydı, muhafazası, iş ve işlemlerini şube müdürlüklerinin koordinasyonuyla onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak.

ö) 5393 sayılı Belediye Kanununun 64’üncü maddesi uyarınca Daire Başkanlığı kesin hesap iş ve işlemlerini şube müdürlüklerinin koordinasyonuyla onaya hazırlamak ve yazışma işlemlerini yapmak.

p) Kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planının uygulanması iş ve işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

r) Belediye arşiv hizmetlerinin “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,

s) Arşiv mevzuatını ve değişikliklerini takip edip bunların kuruma adaptasyonunu sağlamak, Daire Başkanlığı bünyesinde belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birim arşivini kurmak ve idare etmek, daire başkanlıklarının birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarında danışmanlık hizmeti verip sonuçlarını değerlendirmek, birim arşivlerinden kurum arşivine evrak devir işlemlerinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek,

ş) Kurum arşivini kurmak ve idare etmek, birim arşivlerinden kurum arşivine gelen dosyaları tasnif edip muhafaza etmek, kurum arşivinde saklama süreleri dolmuş malzemelerden, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gerekenlerin devir işlemlerini gerçekleştirmek, muhafazasına gerek kalmayanların da imha işlemlerini yürütmek,  

t) Kurum ve birim arşivlerinde gerekli görülen malzemelerin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek,  

u) Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek, ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinden saklanmak üzere kalan malzemelerin mevzuata göre tasnif edip hizmete sunmak,  

ü) Başkanlık adına gelen her türlü resmi evrakın, vatandaş istek ve şikâyetlerini içeren dilekçelerin kabulünü, kaydını, havalesini ve ilgili yerlere teslimini sağlamak, işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemelerin mevzuata göre tasnif edip hizmete sunmak,            

 v) Birim arşivi ve kurum arşivi bünyesindeki arşivlik ve arşiv malzemelerinin arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak, birim ve kurum arşivlerinde yapılan düzenleme çalışmalarında elde edilen verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini yürütmek,              

y) EBYS sistemi ile üretilen belgeleri dijital olarak arşivlemek, evrak kayıt siteminde birimlerin ürettikleri belgeler için dosya tasnif planlarını oluşturmak,            

z) Kurum arşivine devredilen evraklardan gerekli görülenlerin bilgisayar ortamına taranarak saklanması ve dijital arşiv sisteminin uygulanmasını sağlamak.